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FAQ / Documents

Vous trouverez ci-dessous les informations nécessaires au montage et à la gestion de vos projets de recherche

Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées suivantes :

pour un montage de projet national, vous pouvez contacter le Pôle «Ingénierie de projets nationaux», à l’adresse suivante : contrats.recherche@parisdescartes.fr ;

pour un montage de projet européen, vous pouvez contacter le Pôle «Ingénierie de projets européens», à l’adresse suivante : pole-europe@parisdescartes.fr ;

pour un montage de projet avec un partenaire industriel, vous pouvez contacter le Pôle «Valorisation et partenariats», à l’adresse suivante : saic@parisdescartes.fr .

1. FAQ MONTAGE DES PROJETS DE RECHERCHE     

     INFORMATIONS GENERALES :
Quand dois-je contacter la DRV

Vous devez contacter la DRV dès le début du montage de votre projet. Pour les appels à projets en plusieurs phases, vous devez nous avertir du dépôt du projet.

Quel est le statut administratif de l'Université Paris Descartes

L’Université Paris Descartes est un EPSCP - Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.

Quel est le numéro SIRET de l'Université Paris Descartes

Le numéro SIRET de l’Université est le suivant : 19 751 721 200 019.

Quelle est l'identité bancaire de l'Université Paris Descartes

Nom de la banque : Recette Générale des finances

IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0579 170

Code banque : 10071

Code Guichet : 75000

N° de compte : 1005791

Clé : 70

Domiciliation : RGFIN PARIS SIEGE

Quel acronyme indiquer pour l'Université Paris Descartes

Si besoin, l’acronyme à indiquer pour l’Université est : UPDescartes.

Quelle est la personne habilitée à engager juridiquement l'Université

Le Président de l’Université, est la seule personne habilitée à engager juridiquement l’Université. Il est donc le seul à pouvoir apposer sa signature sous la mention « Représentant légal » d’une convention. Un directeur de laboratoire ou d’une composante ne peut en aucun cas faire office de représentant légal. En effet, la délégation de signature dont il bénéficie ne s’applique pas pour les documents engageant juridiquement l'Université.

Les informations relatives au Président de l’Université sont les suivantes :

M. Frédéric DARDEL

Fonction : Président

12 rue de l’école de médecine

75270 Paris – Cedex 06

president@parisdescartes.fr

01 76 53 16 58

 

 

Qui est le contact administratif et financier à l'Université Paris Descartes

La D.R.V. est l’interlocuteur privilégié des financeurs et partenaires.

Si besoin, le contact administratif et financier à l’Université à indiquer est :

Adeline LASSAUX,

Directrice adjointe à la Recherche et à la Valorisation

12 rue de l’école de médecine

75270 Paris – Cedex 06

Tél : 01 76 53 17 48

contrats.recherche@parisdescartes.fr

Quels sont les délais de signatures

Il est conseillé de prévoir un délai de trois jours à une semaine pour faire signer vos documents. Il est également vivement conseillé d’anticiper les délais de signature, car le Président n’est pas automatiquement présent à l’Université ni disponible immédiatement pour signer.

Quels sont les frais à inclure dans la catégorie "équipements"

La catégorie « équipements » comprend tout achat de matériel pour le projet dont le coût  unitaire est supérieur ou égal à 800€ HT, sauf si  le financeur impose un seuil différent pour cette catégorie.

Quels sont les frais à inclure dans la catégorie "fonctionnement"

La catégorie « fonctionnement » regroupe les dépenses d’indemnisation de stagiaires, de fournitures et de matériel (inférieures à 800€ HT) liées au projet.

Quels sont les frais à inclure dans la catégorie "missions"

Les frais de missions incluent toutes les dépenses liées au projet qui concernent les déplacements des membres de l’équipe hors du laboratoire. Selon les appels à projets, ces frais peuvent également inclure la prise en compte des déplacements d’un chercheur invité par l’équipe.

Quels sont les frais à inclure dans la catégorie "prestations de service externe"

Cette catégorie inclut les prestations, (hors travaux de recherche fondamentale, recherche industrielle, développement expérimental et étude de faisabilités techniques préalables aux activités de recherche industrielle et développement expérimental) exécutées par des tiers extérieurs au projet, différents des partenaires.

Quel montant indiquer pour les frais de gestion

Les frais de gestion correspondent à un pourcentage prélevé par l’Université sur les projets de recherche. Ils sont votés au Conseil d’Administration de l’Université. Par défaut, les frais de gestion prélevés  s’élèvent à  10% du budget demandé.

Ces frais permettent de financer le personnel du siège, les personnels sur site, et les coûts d’infrastructure (tels que l’électricité, l’eau, etc.).

Quels sont les types de recrutements possibles

Les personnels qui peuvent être recrutés et financés sur le budget d’un projet de recherche sont les suivants :

doctorants

post-doctorants

BIATSS (CDD chercheurs, ingénieurs d’études, assistants-ingénieurs, etc.)

vacataires

NB : Si vous envisagez des recrutements, veuillez nous contacter afin que nous vous aidions dans le calcul des coûts salariaux correspondants.

Cas particulier des stagiaires

Attention, sauf mention contraire spécifiée par le financeur, l’indemnisation de stagiaires doit être intégrée au volet « fonctionnement » de votre budget, et non appartenir aux dépenses de recrutement.

Quelle indemnisation moyenne doit-on prévoir pour un stagiaire

La gratification légale minimale d’un stagiaire est fixée à 554,40€ pour un temps plein (35h), ce qui correspond à un taux-horaire de 3,60€. Cette rémunération est susceptible de varier en fonction du temps de présence effectif du stagiaire. Nous vous conseillons de prévoir la somme de 600€ mensuels.

Pour calculer cette gratification, vous pouvez vous référer au simulateur de calcul proposé par le site Service public, disponible ici .

Que signifient "ETP" et "H.M"

ETP (Equivalent Temps Plein), correspond au nombre d’années pendant lequel une personne sera impliquée sur un projet de recherche. 1 ETP = 1 an à temps plein.

H.M (Hommes.Mois) correspond au nombre de mois pendant lequel une personne sera impliquée sur un projet. 1H.M = 1 mois à temps plein.

Comment évaluer le coût d'un recrutement

Pour évaluer le coût d’un recrutement, vous pouvez nous contacter. Néanmoins, il existe des coûts salariaux moyens, décrits ci-dessous :

Pour un doctorant, le coût salarial moyen à l’Université Paris Descartes est de 2 791€ toutes charges comprises (équivalent salaire net ~1 600€[CR1]  ) ;

Pour un post-doctorant, le salarial moyen à l’Université Paris Descartes pour un post-doctorant est compris entre 3 700€ et 4 700€ euros toutes charges comprises (pour information, l’équivalent en salaire net de 4 124€ ~ 2 400€[CR2]  ) ;

 

Pour connaître le coût salarial d’un permanent : dans la préparation de votre budget, il peut également vous être demandé de calculer le coût total du personnel sur le projet, y compris du personnel titulaire et non rémunéré par le projet. La D.R.V. s’appuie sur des grilles de coûts moyens, vous pouvez nous contacter à ce sujet si besoin.

 [CR1] En attente d’une réponse des RH pour confirmer/modifier le montant.

 [CR2]  En attente d’une réponse des RH pour confirmer/modifier le montant.

 

       
    SPECIFICITES ANR :

NB : pour les informations administratives concernant l’Université, les questions relatives au recrutement (coûts salariaux, etc.) et au montage du budget, veuillez consulter la FAQ sur les informations générales liées au montage de projets de recherche.

Qu'est-ce qu'un coût marginal

L’Université Paris Descartes fonctionne en coût marginal.

Le coût marginal comprend toutes les dépenses directement rattachées à la réalisation du projet, sauf la rémunération des personnels permanents, des personnels non financés par le projet, et les frais d’environnement. Ce coût inclut tous les moyens directement nécessaires à la réalisation du projet et les frais généraux de gestion.

Qu'est-ce que le taux d'environnement

Le taux d’environnement est à renseigner uniquement pour les organismes publics ou les fondations de recherche. Il représente l’ensemble des coûts indirects supporté par l'entité partenaire pour la gestion et l'entretien des laboratoires. Il entre dans le calcul du coût complet du projet. Il peut varier de 0 à 150% selon l'organisme.

Pour l’Université Paris Descartes, le taux d’environnement est de 80%.

Quel est le taux de l'aide pour l'Université

Le taux de l’aide est de 100%.

Quel est le montant des frais de gestion pour l'Université

Pour tous les bénéficiaires financés à coût marginal, le taux de frais de gestion est de 4 % des autres coûts éligibles, soit 4% du total des frais d’équipements, de recrutement, de mission, de prestations de service externe, de dépenses sur facturation interne et des autres dépenses de charges externes.

A quoi correspondent les frais de structure et quel est leur montant

Les frais de structures sont une nouvelle catégorie de dépenses, qui a pour objectif de permettre la prise en compte de dépenses spécifiques des équipes en charge de la réalisation du projet de recherche. II s’agit d’identifier et d’individualiser les frais de fonctionnement de l’équipe par rapport à ceux de son organisme de rattachement, de sorte que la partie de l’aide ANR afférente bénéficie à l’équipe.

Pour le calcul des frais de structure à l’Université, veuillez nous contacter.

Quels sont les personnels qui appartiennent à la catégorie "permanents sans financement demandé"

Tous les membres de l’équipe titulaires de leur poste et rémunérés par l’Université/la tutelle gestionnaire font partie de cette catégorie. Pour tout personnel ayant le statut d’enseignant-chercheur (professeur des universités, PU-PH, maître de conférences), le salaire doit être divisé par deux, car il est considéré que son temps de travail est divisé comme suit : 50% enseignement, 50% recherche.

Quels sont les personnels qui appartiennent à la catégorie "non permanents sans financement demandé"

Tous les personnels qui vont être recrutés pour le projet et financés par la subvention de l’ANR.

Sont concernés toutes les catégories de personnel, y compris les stagiaires.

Quels sont les personnels qui appartiennent à la catégorie "non permanents sans financement demandé"

Cette catégorie concerne tous les personnels impliqués sur le projet, qui sont recrutés par le laboratoire via d’autres sources de financement. Par exemple, elle s’applique pour un doctorant, post-doctorant ou un IGE recruté pour une durée déterminée par l’équipe de recherche et dont le salaire est financé par une subvention autre que celle demandée à l’ANR.

Comment calculer le taux de précarité

Le taux de précarité correspond au ratio entre le total des personnels non permanents financés par l’ANR et l’ensemble des membres de l’équipe impliqués, sauf les stagiaires et doctorants.

Le calcul est donc le suivant :

Taux de précarité = total personnels non permanents financés (SAUF stagiaires et doctorants) / ensemble des membres de l’équipe impliqués (SAUF stagiaires et doctorants)

L’ANR conseille que ce taux soit inférieur ou égal à 30%. Selon les circonstances du projet, un taux supérieur peut cependant être justifié si besoin. Ce taux doit être calculé pour l’ensemble des partenaires, nous vous conseillons cependant de le respecter, dans la mesure du possible, à l’échelle de l’équipe également.

 

Quelles sont les catégories budgétaires à préciser pour l'ANR

Les dépenses d’investissements (qui correspondent aux dépenses d’équipements)

Les frais de missions ;

Les frais de personnel ;

Les prestations de service externe, dont le coût figure de façon individualisée parmi les dépenses de fonctionnement et doit rester inférieur ou égal à 50 % du coût            global entrant dans l’assiette de l’aide du bénéficiaire, sauf dérogation accordée par le directeur général de l’ANR sur demande motivée du bénéficiaire ;

Les autres dépenses de charges externes ;

Les dépenses sur facturation interne.

Quels frais rentrent dans la catégorie "autres dépenses de charges externes"

Dans cette catégorie, on retrouve des dépenses telles que des consommables, des petits équipements, des supports de communication, l’organisation de colloques, etc.

Quels frais rentrent dans la catégorie "dépenses sur facturation interne"

Ces dépenses correspondent à des prestations ayant donné lieu à tarification et traçables en comptabilité, réalisées par une entité (service, département, etc.) du bénéficiaire de l’aide. Pour pouvoir faire l’objet d’une facturation interne, les coûts de ces prestations doivent être identifiés analytiquement pour être imputés à une autre entité du bénéficiaire. L’entité concernée est alors considérée comme un prestataire de service au sein de son propre organisme de recherche ou Entreprise.

Peuvent être par exemple dans ce cas : salles blanches, animaleries, essais de caractérisation, utilisation de bancs d’essais, analyses, accès aux Très Grandes Infrastructures de Recherche (TGIR), etc

           

2.  FAQ MISE EN PLACE, EXECUTION ET SUIVI DES PROJETS DE RECHERCHE

    SELECTION DES PROJETS DE RECHERCHE :
Qui contacter à l'obtention d'un financement

Pour tout financement obtenu, notamment après un appel à projets, vous pouvez contacter le Pôle « Ingénierie de projets nationaux », à l’adresse suivante : contrats.recherche@parisdescartes.fr .

Si vous avez obtenu un financement de la Commission européenne, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : pole-europe@parisdescartes.fr .

Rappel : quelle est la personne habilitée à signer les contrats

Seul le Président de l’Université est habilité à signer les contrats de recherche, car il est le seul représentant légal de l’Université Paris Descartes.

Qu'est-ce qu'un accord de consortium

C’est un contrat conclu entre les partenaires d'un projet, qui organise les relations entre les différents participants et leurs niveaux de responsabilité. Il ne répète pas le contrat de financement, ni le contredit, mais le complète et le précise sur les aspects spécifiques au consortium,  notamment les dispositions techniques, commerciales, organisationnelles, financières et juridiques.

Qu'est-ce qu'une convention de reversement

Une convention de reversement doit être rédigée et signée si, dans un projet incluant plusieurs partenaires, l’un d’entre eux est désigné par le financeur comme gestionnaire du budget total du projet. Cette convention servira alors à préciser, pour chacun des partenaires, le montant qui lui va lui être alloué pour sa part du projet ainsi que ses obligations scientifiques et financières.

Quelle est la différence entre un contrat de subvention et un contrat de collaboration

Lorsqu’un organisme souhaite financer un projet dans le but de faire avancer la recherche, on établit un contrat de subvention (appelé aussi : contrat de recherche, convention de financement, subvention d’aide, etc.). En contrepartie, le bénéficiaire devra faire état des résultats obtenus grâce à la subvention à l’issue de la durée du contrat.

Lorsqu’un accord est établi entre plusieurs institutions qui souhaitent réunir leurs ressources scientifiques, financières et/ou leurs infrastructures dans le but de mener un projet de recherche commun, un contrat de collaboration (appelé aussi convention de partenariat) est signé. La collaboration implique une obligation de moyens mais pas de résultat.

Qu'est-ce que le numéro éopt et la fiche signalétique

L’éotp (élément d'organigramme technique du projet) est l’identifiant financier du projet.  Il facilite la communication avec les services administratifs et financiers, mais il est surtout requis pour :

toute dépense devant être réalisée pour le projet,

lorsque vous souhaitez effectuer un recrutement,

le suivi budgétaire des projets.

 

La fiche signalétique répertorie les informations financières principales du projet et permet également au Service des Activités contractuelles et commerciales (SA2C), de répartir votre budget par année et en fonction des dépenses que vous souhaitez réaliser.

 

L’éotp et la fiche signalétique sont créés par le SA2C. Ils sont diffusés aux laboratoires et aux chercheurs suite à la demande de mise en gestion. Ils attestent de la création et l’ouverture d’une ligne de crédit pour votre budget et sont donc obligatoires pour l’exécution financière du projet.

 

 

    EXECUTION ET SUIVI DES PROJETS :
Qui contacter en cas de recrutement

Pour le recrutement d’un doctorant ou d’un post-doctorant ayant obtenu une allocation de recherche,

vous pouvez contacter l’Institut de Formation doctorale à l’adresse suivante : ifd@parisdescartes.fr ;

 Pour le recrutement d’un doctorant ou d’un post-doctorant financé via un projet de recherche,

 vous pouvez contacter les RH3 au siège, à l’adresse suivante : drh-recrutement@parisdescartes.fr .  

 Pour le recrutement d’un BIATSS : vous pouvez contacter les RH de votre composante. 

A quel moment le projet commence t-il

Le projet peut démarrer une fois que la convention qui le concerne a été signée par toutes les parties, ou, le cas échéant, dès réception à l’Université d’une notification officielle rédigée et signée par le financeur.

 Attention, la durée du projet peut également être indiquée dans la convention. Dans ce cas, il convient de se référer à la date de démarrage du projet indiquée

Doit-on attendre que les finds soient versés à l'Université pour engager les dépenses

L’Université avance les fonds aux chercheurs, il n’est pas nécessaire qu’elle perçoive effectivement les fonds pour engager les dépenses.

L’engagement des dépenses peut démarrer dès que la convention de financement est signée par l’ensemble des partenaires.

Vous pouvez engager les dépenses dès que l’éotp est créé et que la fiche signalétique est complétée.

Quelles sont les échéances scientifiques et financières à respecter

Des livrables scientifiques et financiers sont fixés dans la convention relative au projet.

Les livrables scientifiques sont sous la responsabilité du chercheur, qui doit transmettre le rapport scientifique final à la D.R.V. et au SA2C, afin que nous puissions nous assurer que les conditions du projet sont bien respectées.

Les livrables financiers sont sous la responsabilité du SA2C.

A l’issue du contrat, tous les livrables (scientifiques et financiers) prévus dans la convention doivent être remis au financeur et validés. Dans le cas d’un projet comportant plusieurs partenaires, tous ont un engagement commun pour la remise des livrables.

Comment prolonger la durée d'un projet

Si vous jugez que votre projet ne pourra s’achever dans les délais fixés initialement, vous pouvez demander à ce que sa durée soit prolongée. Cette demande devra être faite auprès du financeur, et être justifiée.

Vous devez avertir la DRV de toute demande de prolongation, car il se peut qu’elle implique la signature d’un avenant à la convention et aux contrats associés.

En cas d’acceptation par le financeur, vous disposerez d’un délai supplémentaire. Les dates de l’eotp seront modifiées en conséquence, pour vous permettre de dépenser jusqu’à la nouvelle échéance.

La prolongation du contrat peut être accordée via un mail, une notification ou par la signature d’un avenant.

Qui contacter pour la modification de mon budget

Pour toute modification du budget, vous devez contacter le SA2C. S’il y a une annexe budgétaire à la convention, la répartition du budget se fait dans le respect de cette annexe. Pour la modifier, l’accord devra être demandé au financeur.

Ce sont le chercheur ou les services centraux concernés (SA2C ou DRV) qui effectuent cette demande.

En l’absence d’annexe ou de contrainte budgétaire imposée par le financeur, vous devez simplement contacter le SA2C.

Qui rédige les rapports financiers (y compris le rapport financier final)

Les rapports financiers sont réalisés par le SA2C, qui peut solliciter l’aide du laboratoire et l’avertir de toutes dépenses n’étant pas éligibles.

Le SA2C remet également le rapport financier final, avec l’aide du laboratoire et des services financiers des composantes. Ce rapport  atteste de l’ensemble des dépenses éligibles réalisées durant le projet. Il doit être signé par le Président et l’agent comptable. Il conditionne le dernier versement, couvrant ainsi les fonds avancés par l’Université ou, dans certains cas, le remboursement des sommes non dépensées.

Quelles sont les dépenses éligibles et les dépenses inéligibles - Que se passe t-il en cas de dépense inéligible

En général ces informations sont précisées dans les règlements financiers. En cas de doute, nous sommes là pour vous renseigner et vous conseiller.

Il est important de savoir que lors du reporting financier, si une dépense inéligible est rejetée par le financeur après la remise du rapport financier final, elle devra être assumée par le laboratoire.

Qui est responsable de l'envoi des factures

Le SA2C se charge de transmettre les factures aux financeurs. Le rythme de facturation est défini par un échéancier de versement dans la convention signée entre le financeur et l’Université.

 

Qu'est-ce qu'une procédure de transfert

Si vous êtes amené à quitter votre laboratoire de recherche actuel pour un autre, rattaché à une tutelle gestionnaire différente, vous devez contacter la DRV. pour que nous puissions mettre en place une procédure de transfert de gestion pour vos projets en cours de l’Université à votre nouvelle tutelle gestionnaire.

Attention, il est recommandé de contacter la DRV suffisamment tôt pour que la procédure puisse être réalisée dans les temps.